Privacyverklaring
Flow Welzijn En Zorg verklaart hiermee dat de inspanningen zijn zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die Flow Welzijn En Zorg heeft doorlopen om te voldoen aan de AVG-wetgeving.
Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is.
Flow Welzijn En Zorg begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat het noodzakelijk is om regelmatig gegevens te controleren, updaten en/of vernietigen.
In 2021 vond een audit, met AVG-wetgeving hierin als aandachtspunt, plaats door Dhr. H. Mobers (op verzoek van CKZ) en heeft Flow Welzijn En Zorg deze met positief gevolg doorlopen.
Hierbij beschrijf ik in een verklaring, opgemaakt 1-1-2022, hoe Flow Welzijn En Zorg de gegevens van clienten verzamel, met welk doel dit gebeurt, hoe deze gegevens beschermd worden en welke rechten hieraan ontleend kunnen worden. Daarnaast wordt beschreven hoe de verkregen gegevens tracht te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.
Flow Welzijn En Zorg vraagt bij aanmelding om de volgende gegevens;
Voornaam, Achternaam, Geboortedatum, Adresgegevens, Naam van school, Contactgegevens, Telefoon, Akkoord verklaring met algemene voorwaarden / gezaghebbende ouders, Omschrijving van de hulpvraag, Contactpersonen van eventuele instellingen (scholen en/of andere professionals), Situaties die zich voor hebben gedaan in het verleden, Vragenlijst met algemene vragen waar persoonlijke zaken naar voren kunnen komen.
Bovenstaande gegevens zijn nodig om te hulpvraag te verduidelijken en een begeleidings/-behandelplan op te kunnen stellen.
Daarnaast zijn diverse gegevens nodig voor facturering en/of voor rechtstreekse communicatie met u en/of eventuele zorgdeskundigen/scholen.
Bij aanvang van eerste consult wordt een begeleidingsovereenkomst ondertekend door zowel Flow Welzijn En Zorg als de client. Ook kan de client hierop aangeven op de hoogte te zijn van de AVG wet.
Privacyverklaring:
Flow Welzijn En zorg zal gebruik gaan maken van een verwerkersovereenkomsten /privacyverklaringen met eventuele direct en/of (tussenliggende) partijen. Dit betreft CKZ (inclusief administratie). Zij voldoen aan de gestelde verplichtingen betreffende de privacyplicht.
De persoonsgegevens staan opgeslagen op een beveiligde (vingerafdruk) usb-stick en in een ECD op kwaliteitspraktijk.nl.
Mailuitwisselingen gebeurt via zorgmail, outlook of een mailaccount met een wachtwoord (automatisch uitloggen). De gegevens in een mailuitwisseling worden uitsluitend van informatie voorzien die voor mijn werkproces en de ontwikkeling van u en/of uw kind relevant zijn.
Vernietigen van gegevens: Zodra een traject is afgesloten, plaats ik de gegevens in het digitale archief / beveiligde usb-stick. Ik zal de gegevens opnieuw beperken tot datgene wat relevant is. Voor het bewaren van persoonsgegevens wordt een wettelijke bewaarplicht van 15 jaar voorgeschreven die wordt gevolgd door mij.
In de financiële administratie behoren de persoonsgegevens ook te blijven staan, want daar geldt een (wettelijke) bewaarplicht van 7 jaar. De financiële administratie zal na 7 jaar steeds worden gescreend op de bewaartermijn.
Papieren documenten worden ingescand en opgeslagen op de beveiligde usb-stick. Papieren documenten worden middels een shredder vernietigd.
Datalekken: Ik ben op de hoogte wat een datalek is. Ik zal een datalek (indien bij mij bekend) aan de klant melden.
Wachtwoorden: Ik verklaar hiermee regelmatig wachtwoorden van privacygevoelige informatie aan te passen. Sillo
Sillo: Sillo is een app / communicatiemiddel waarmee professionals binnen het zorgveld middels een beveiligde omgeving conversaties kunnen hebben over een cliënt per mobiele telefoon.
Communicatie via Whatsapp probeer ik tot een minimum te beperken en zal hierbij niet zorginhoudelijk reageren. Deze app gebruik ik alleen om afspraken te plannen. Uiteraard is het communiceren via Whatsapp vanuit de client zelf een verantwoordelijkheid die ook bij de client ligt. Ik zal aangeven dat deze vorm van communiceren niet mijn voorkeur heeft en een voorstel doen om te telefoneren of een afspraak in te plannen.
Verslaglegging: Verslagen die gemaakt worden, zullen altijd eerst naar de client / ouder(s) verzonden worden, waar deze het recht heeft om daarin wijzigingen aan te brengen. Daarna kunnen ze door de client / ouders verzorgers naar andere partijen worden verzonden of zend ik deze anderen toe mits men daarvoor toestemming gegeven heeft.
Mailverkeer: Voor het mailverkeer wil ik vragen het e-mailadres info@flowwelzijenzorg.nl te gebruiken.